MANUAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES DE LA SOCIEDAD BRANDLIVE COLOMBIA S.A.S.
La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA SAS siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por BRANDLIVE COLOMBIA SAS (en lo siguiente denominada "BRANDLIVE COLOMBIA") se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.
Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, BRANDLIVE COLOMBIA adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
BRANDLIVE COLOMBIA ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento y, procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como sociedad, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.
Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por La Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.
BRANDLIVE
COLOMBIA es la Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el
artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a
todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos
esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación
correspondiente a la Protección de Datos Personales. Asimismo, el presente
Manual servirá como material educativo para todos los terceros, que sostengan
algún tipo de relación con BRANDLIVE COLOMBIA, contribuyendo al correcto
conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y
pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de
aplicación.
Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a BRANDLIVE COLOMBIA.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de BRANDLIVE COLOMBIA.
BRANDLIVE COLOMBIA se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo asimismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias
personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de BRANDLIVE COLOMBIA, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos.
BRANDLIVE COLOMBIA aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos operados por BRANDLIVE COLOMBIA en el cumplimiento de sus funciones registrales, están destinados a cumplir una función de publicidad y por lo tanto se garantizará su acceso, de conformidad con lo establecido en la Ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.
Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.
Libertad: BRANDLIVE COLOMBIA garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.
Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Transparencia: BRANDLIVE COLOMBIA garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de BRANDLIVE COLOMBIA será de medio y no de resultado.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
El Tratamiento de datos personales que BRANDLIVE COLOMBIA realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.
BRANDLIVE COLOMBIA puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, BRANDLIVE COLOMBIA deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
BRANDLIVE COLOMBIA como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
BRANDLIVE COLOMBIA garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la sociedad, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos de los registros públicos, ni a las que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.
BRANDLIVE COLOMBIA garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA frente a su calidad.
BRANDLIVE COLOMBIA advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.
BRANDLIVE COLOMBIA restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
BRANDLIVE COLOMBIA utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
a.
El tratamiento haya sido autorizado expresamente por
el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos
que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha
autorización.
b.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular
y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos
eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
c.
El Tratamiento se refiera a datos
que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho
en un proceso judicial.
d.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica,
estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este
último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión
de identidad de los Titulares o el dato esté
disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular
y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato
o datos sensibles.
En adición a lo anterior, BRANDLIVE COLOMBIA cumple con las siguientes obligaciones:
a.
Informar al titular que por tratarse
de datos sensibles
no está obligado a autorizar su tratamiento.
b.
Informar al titular de forma explícita y previa,
además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de
cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de
carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
c.
No condicionar ninguna actividad a
que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una
causa legal o contractual para hacerlo).
Asimismo BRANDLIVE COLOMBIA, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
a.
Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
b.
Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de
dicha autorización.
c.
Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital
del Titular.
d.
Cuando el Tratamiento sea efectuado por una
fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya
finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
e.
El Tratamiento sea necesario para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
f.
El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica,
estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de
los Titulares.
El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a.
Que responda y respete el interés superior de los
niños, niñas y adolescentes.
b.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.
De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
BRANDLIVE COLOMBIA ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de clientes de BRANDLIVE COLOMBIA.
BRANDLIVE COLOMBIA, en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó un aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales, en calidad de clientes, que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente a BRANDLIVE COLOMBIA, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, BRANDLIVE COLOMBIA dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por BRANDLIVE COLOMBIA, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
BRANDLIVE COLOMBIA, en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó un aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas contractualmente con la sociedad que se encuentren incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.
Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible ni de menores. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina BRANDLIVE COLOMBIA.
BRANDLIVE COLOMBIA reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales
a.
Acceder, conocer, actualizar y
rectificar sus datos personales frente a BRANDLIVE COLOMBIA en su condición de
responsable del Tratamiento.
b.
Solicitar prueba de la existencia de la autorización
otorgada a BRANDLIVE COLOMBIA, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c.
Recibir información por parte de BRANDLIVE
COLOMBIA, previa solicitud, respecto
del uso que le ha dado a sus datos personales.
d.
Presentar quejas por infracciones a
lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y
Comercio (SIC).
e.
Modificar y revocar la autorización
y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
f.
Tener conocimiento y acceder
en forma gratuita
a sus datos personales que hayan
sido objeto de tratamiento.
Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos.
En el presente documento, en secciones posteriores, se define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.
BRANDLIVE COLOMBIA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Igualmente, BRANDLIVE COLOMBIA hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
BRANDLIVE COLOMBIA atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
a.
Garantizar al Titular, en todo
tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas
en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c.
Informar debidamente al Titular
sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada;
d.
Conservar la información bajo las condiciones de
seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento;
e.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible;
f.
Actualizar la información, comunicando de forma
oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto
de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
éste se mantenga actualizada;
g.
Rectificar la información cuando sea
incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el
caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de
2012;
i.
Exigir al Encargado del Tratamiento
en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
información del Titular;
j.
Tramitar las consultas y reclamos
formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
k.
Adoptar un manual interno de políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial,
para la atención de consultas
y reclamos;
l.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada
información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a
sus datos;
n.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando
se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares.
o.
Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
BRANDLIVE COLOMBIA garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con la sociedad.
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, BRANDLIVE COLOMBIA solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. BRANDLIVE COLOMBIA informará al titular de los datos lo siguiente:
a.
El tratamiento al
que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
b.
Los derechos que le asisten como titular.
c.
La
página web, correo
electrónico, dirección física
y demás canales
de comunicación en por los
cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable
o Encargado del tratamiento.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por BRANDLIVE COLOMBIA y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
BRANDLIVE COLOMBIA utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
·
Información requerida por una
entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
·
Datos de naturaleza
pública.
·
Casos de urgencia médica o sanitaria
·
Tratamiento de información
autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
·
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
BRANDLIVE COLOMBIA garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.
Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de BRANDLIVE COLOMBIA. En consecuencia, BRANDLIVE COLOMBIA garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de la sociedad. BRANDLIVE COLOMBIA establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, BRANDLIVE COLOMBIA garantiza:
·
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros
que considere pertinentes y seguros;
·
Establecer formularios, sistemas y
otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
·
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación. Independientemente del mecanismo implementado
para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un
término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su
recibo. En el evento en el que una solicitud
de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se
informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las
cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar
los cinco
(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos de BRANDLIVE COLOMBIA, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, el Titular podrá presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento. BRANDLIVE COLOMBIA cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que se reciba un reclamo que no sea competencia de la sociedad para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez BRANDLIVE COLOMBIA haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la sociedad informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
BRANDLIVE COLOMBIA se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, BRANDLIVE COLOMBIA tendrá en cuenta lo siguiente:
a.
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b.
BRANDLIVE COLOMBIA, tiene plena
libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho,
siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar
medios electrónicos u otros que la
sociedad considere pertinentes y seguros.
c.
BRANDLIVE COLOMBIA, podrá establecer formularios,
formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de
Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u
oficinas de la sociedad.
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a BRANDLIVE COLOMBIA, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
a.
Que los mismos no están siendo tratados conforme a
los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente
sobre Protección de Datos Personales.
b.
Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes
para la finalidad para la cual fueron recabados.
c.
Que se haya superado el periodo necesario
para el cumplimiento de los fines para
los que fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la sociedad.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, e BRANDLIVE COLOMBIA como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a.
El Titular de los datos tenga el deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos.
b.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones
judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la
investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c.
Los datos sean necesarios para proteger los
intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en
función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente
adquirida por el titular.
d.
Los datos sean datos de naturaleza pública.
Todo Titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, BRANDLIVE COLOMBIA ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al Titular revocar su consentimiento.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
a.
Total: Sobre la totalidad de finalidades
consentidas, esto es, que la sociedad debe dejar de tratar por completo los
datos personales del Titular.
b.
Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como
por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, la
sociedad deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del Titular.
Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable,
de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que
el Titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y la sociedad como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a.
El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base
de datos.
b.
La revocatoria de la autorización del tratamiento
obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones
fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
c.
Los datos sean necesarios para proteger los
intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en
función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente
adquirida por el Titular.
d.
Los datos sean datos de naturaleza
pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como
finalidad su publicidad.
En los contratos laborales, BRANDLIVE COLOMBIA ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales BRANDLIVE COLOMBIA tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, BRANDLIVE COLOMBIA le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por la sociedad y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, BRANDLIVE COLOMBIA al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el Titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
En los casos en que BRANDLIVE COLOMBIA en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:
a.
La transferencia de datos personales a terceros
países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del
Titular. Se requerirá previa autorización del Delegado de Protección de Datos
Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga
previsto realizar transferencias de datos a países que no proporcionan un
cierto nivel de protección
b.
Se considera una transferencia internacional
cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio
colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto
la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.
c.
Asimismo, se debe obtener la autorización previa del
Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria
y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de
datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta
autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como
los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas
Corporativas Vinculantes.
d.
La transferencia internacional de datos se podrá
realizar mediante solicitud de BRANDLIVE COLOMBIA, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o Titulares
de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la
documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la
autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad
concretas que van a ser adoptadas, tanto por BRANDLIVE COLOMBIA como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
e.
BRANDLIVE COLOMBIA no solicitará la autorización
cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna
de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo
de ello es el consentimiento del afectado a la
transferencia, la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia
se refiere a una transacción dineraria.
BRANDLIVE COLOMBIA ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros
electrónicos e información personal.
a.
BRANDLIVE COLOMBIA obtendrá y utilizará los datos
personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para
cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que
establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar
información ajena a dichos propósitos.
b.
BRANDLIVE COLOMBIA utilizará los datos personales
conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
c.
Tales datos personales corresponderán a los de sus
clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados
y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que la sociedad
se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
d.
BRANDLIVE COLOMBIA obtendrá y utilizará datos
personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así
lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que
tiene con el Titular de los datos o bien porque el titular del dato la autoriza
expresamente para el efecto.
e.
Cuando quiera que se precise
autorización del Titular para el tratamiento de sus datos personales:
·
La sociedad informará al Titular
sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento
expreso e informado.
·
La autorización se obtendrá en forma previa al
tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.
·
La autorización podrá darse a través de cualquier
medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.
f.
BRANDLIVE COLOMBIA implementará mecanismos que le permitan
tener a disposición de los Titulares
la información de sus datos
personales, las finalidades para las que han
sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.
g. En los eventos en que BRANDLIVE COLOMBIA requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su Titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con la sociedad, se deberá obtener del Titular de los datos una nueva autorización. BRANDLIVE COLOMBIA no tendrá que solicitar una nueva autorización al Titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte del Titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con la sociedad.
h.
BRANDLIVE COLOMBIA ha previsto que siempre que los
datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del Titular que le
permita compartir la información con la sociedad o estar amparado en la ley
para ello.
i.
En los casos en los que BRANDLIVE COLOMBIA contacte
al Titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, no se
requería la autorización previa del
mismo. La sociedad deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como
consecuencia de la naturaleza de la relación con el Titular o bien por
solicitar del Titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en
el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los
nuevos datos que le sean suministrados.
j.
En el tratamiento de datos de menores de edad, BRANDLIVE COLOMBIA tendrá en cuenta
el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos.
Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores
sean ejercidos por un tercero, la sociedad verificará que ese tercero
esté autorizado conforme
a la ley para ello.
k.
En el evento en que la información
recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que
afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, BRANDLIVE
COLOMBIA debe informar al Titular de la misma acerca
del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad
que tiene de suministrar o no dicha información.
l.
BRANDLIVE COLOMBIA no
condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el Titular al
suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en
efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o
mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a
cargo de la sociedad y/o del Titular.
m.
BRANDLIVE COLOMBIA velará porque los datos
personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados
y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
n.
Son
confidenciales
los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La
información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada
exclusivamente por los colaboradores autorizados por la sociedad para ello.
o.
Es responsabilidad
de todos los colaboradores de la sociedad velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que
acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de
ella.
p.
El deber
de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan
acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en
relación con el tratamiento.
q.
BRANDLIVE COLOMBIA informará a las autoridades
competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes
relativas a la administración de los datos personales que son objeto de
tratamiento por parte de ella.
r.
BRANDLIVE COLOMBIA conservará los archivos o bases
de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad
vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará
atada al ejercicio del objeto social de la sociedad.
s.
Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de
conservación de los datos personales del Titular corresponderá al término de
duración de su relación legal o contractual con ésta o a aquel
que sea requerido para que BRANDLIVE COLOMBIA cumpla con sus obligaciones o aquel necesario
para que se puedan ejercer
los derechos por parte
del Titular del dato en el marco
de la naturaleza de la relación que los vincula.
t.
BRANDLIVE COLOMBIA velará porque se registren en los
términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos
personales objeto de tratamiento por su parte.
u.
BRANDLIVE COLOMBIA incorporará a sus procesos los
mecanismos para que los Titulares de datos personales que administra puedan
conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos
Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales Titulares han otorgado, siempre
que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir,
siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
v.
Igualmente, los procedimientos previstos
por la sociedad preverán la divulgación de la presente política y de sus
modificaciones en forma adecuada y oportuna.
w.
Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las
consultas o reclamos de los Titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y
oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la
normatividad vigente. La sociedad velará por la suficiencia y claridad de las
respuestas a tales consultas o reclamos.
x.
Adicionalmente, en los procedimientos internos
BRANDLIVE COLOMBIA adoptará medidas
de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida,
alteración, hurto o destrucción
de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los
procesos operativos
y tecnológicos relacionados con esta materia;
(ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no
autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y
circulación restringida de dicha información; (iii)
incorporar los criterios de seguridad
de los datos personales como parte integral
de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.
y.
Es responsabilidad de la Administración la
implementación de estas políticas.
a.
Cualquier consulta o reclamo frente a derechos
inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar
mediante un escrito dirigido [email protected]
de la sociedad BRANDLIVE
COLOMBIA adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado
o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad
conforme a Derecho.
b.
Los derechos de acceso, actualización,
rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales
son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No
obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado
cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad, hechos
que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será
necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
c.
No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el
ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o
revocación de la autorización cuando se trate
de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta
lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
d.
Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos
derechos, la sociedad ha puesto a disposición de los interesados, los formatos
físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
e.
Una vez cumplidos y agotados los términos señalados
por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la
reglamenten o complementen, el Titular al que se
deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso,
actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de BRANDLIVE
COLOMBIA, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección
de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos
Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
Requisitos para la atención de Consultas.
a.
Se debe enviar una comunicación sea física o
electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento
de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para
efectos de notificación; para el representante del Titular, documento
autenticado que acredite la representación, si es el caso.
b.
Para ejercer este derecho por medio electrónico, el
Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la
consulta por medio del correo electrónico destinado por la sociedad: [email protected],
adjuntando la
información anteriormente relacionada.
c.
Para ejercer este derecho por medio físico, su
causahabiente, tercero autorizado o apoderado
podrá radicar la consulta en las oficinas
de BRANDLIVE COLOMBIA, adjuntando la información anteriormente relacionada.
d.
La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita
acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio
utilizado para ejercer este derecho; la sociedad atenderá la solicitud siempre
y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
|
TIPO
DE SOLICITANTE
|
REQUISITO
|
|
TITULAR
|
ü
Comunicación escrita.
ü
Fotocopia del
documento de identificación.
ü
Formato de
Solicitud de Acceso a Datos Personales.
|
|
TERCERO / REPRESENTANTE
/ APODERADO
|
ü
Comunicación escrita.
ü
Carta
de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es
el caso.
ü
Formato
de Solicitud de Acceso a Datos Personales.
ü
Fotocopia del
documento de identificación del
Titular y la persona autorizada.
|
Términos para la atención de consultas.
dependientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.
El reclamo lo podrá presentar el Titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:
a.
Si el reclamo
estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco
(5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b.
En el caso de que quien reciba el reclamo no sea
competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
c.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en
la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo
del mismo, en un término
no mayor a dos
(2) días hábiles
Asimismo el Titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por BRANDLIVE COLOMBIA. Al respecto, la sociedad tendrá en cuenta lo siguiente:
a.
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b.
BRANDLIVE COLOMBIA, tiene plena libertad de
habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y
cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar
medios electrónicos u otros que la sociedad considere pertinentes.
c.
BRANDLIVE COLOMBIA, podrá establecer formularios,
sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición
de los interesados en la página web.
d.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta
al Titular y no se acredite que la misma actúa en representación
legitima, se tomará como no presentada.
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la sociedad, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a.
Considere que los mismos no están
siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en
la normatividad vigente.
b.
Hayan dejado de ser necesarios o
pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c.
Se haya superado el periodo
necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.
Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o Supresión de datos.
a.
El reclamo se formulará mediante solicitud escrita
dirigida a la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA y la comunicación debe contener como
mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan
lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de
contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación,
asimismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de
datos personales; para el representante del Titular, documento autenticado que
acredite la representación, si es el caso.
b.
Para ejercer este derecho por medio electrónico, el
Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá
formular la reclamación por medio del correo
electrónico destinado por la sociedad
BRANDLIVE COLOMBIA: [email protected]
adjuntando la
información anteriormente relacionada.
c.
Para ejercer este derecho por medio físico, su
causahabiente, tercero autorizado o apoderado
podrá radicar la consulta en la oficina
de BRANDLIVE COLOMBIA adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho, la sociedad atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
|
TIPO
DE SOLICITANTE
|
REQUISITO
|
|
TITULAR
|
ü
Comunicación escrita.
ü
Fotocopia del documento de identificación.
ü
Formato de
Reclamación de Tratamiento de Datos Personales.
|
|
TERCERO / REPRESENTANTE /
APODERADO
|
ü
Comunicación escrita.
ü
Carta de autorización o documento autenticado que
acredite la representación, si es el caso.
ü
Fotocopia
del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.
ü
Formato de
Reclamación de Tratamiento de
Datos Personales.
|
Términos para la atención de Reclamos.
El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, BRANDLIVE COLOMBIA deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la sociedad deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.
a.
La comunicación sea física o electrónica debe
contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección
de contacto (Física
o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el
representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el
caso.
b.
Para ejercer este derecho por medio electrónico, el
Titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la
consulta por medio del correo electrónico destinado por BRANDLIVE COLOMBIA: [email protected]
adjuntando la información anteriormente relacionada.
c.
Para ejercer este derecho por medio físico, su
causahabiente, tercero autorizado o apoderado
podrá radicar la consulta en las oficinas
de BRANDLIVE COLOMBIA adjuntando
la información anteriormente relacionada.
d.
La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita
acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio
utilizado para ejercer este derecho, BRANDLIVE COLOMBIA atenderá la solicitud
siempre y cuando se cumpla con los siguientes
requisitos:
|
TIPO
DE SOLICITANTE
|
REQUISITO
|
|
TITULAR
|
ü
Comunicación escrita.
ü
Fotocopia del
documento de identificación.
ü
Formato de
Solicitud de Acceso a Datos
Personales.
|
|
TERCERO / REPRESENTANTE /
APODERADO
|
ü
Comunicación escrita.
ü
Carta de autorización o documento autenticado que
acredite la representación, si es el caso.
ü
Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales.
ü
Fotocopia del
documento de identificación del
Titular y la persona autorizada.
|
Términos para la atención de Revocatorias.
El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
BRANDLIVE COLOMBIA designa como responsable del tratamiento de datos personales al área de Protección de Datos Personales, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales
En el evento en que usted considere que BRANDLIVE
COLOMBIA dio un uso contrario al autorizado
y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación
dirigida a la Oficina de Protección de Datos Personales de la sociedad.
Dirección oficinas: Carrera 24 # 83 A – 30 Bogotá, Protección de Datos
Personales, Correo electrónico: [email protected]
El presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos
·
Constitución Política, artículo 15.
·
Ley 1581 de 2012
·
Ley 1273 de 2009
·
Ley 1266 de 2008
·
Decretos Reglamentarios 1727 de
2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
·
Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de
2008, y C-748 del 2011
·
Avisos de privacidad
·
Reglamento Interno de Trabajo
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con la sociedad BRANDLIVE COLOMBIA o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación: Conmutador: (1) 580 1414.
Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: [email protected] o personalmente en las Oficinas. Dirección oficinas: Carrera 24 # 83 A – 30 Bogotá
El presente Manual rige a partir del día (30) de junio de 2018.
Actualizaciones de la política: La sociedad BRANDLIVE COLOMBIA podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: https://www.brandlive.co/